Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig

Tenovo är personuppgiftsansvarig för behandlingen av kontouppgifter, uppgifter om besökare på tenovo.se samt för den behandling som krävs för att driva, säkra och utveckla tjänsten. Kontaktuppgifter finns längst ned i denna policy.

För de personuppgifter om hyresgäster, avtalsparter, avtal och fastigheter som kunden lägger in i tjänsten är kunden (fastighetsbolaget eller hyresvärden) personuppgiftsansvarig och Tenovo är personuppgiftsbiträde. Den behandlingen regleras av det personuppgiftsbiträdesavtal som gäller mellan Tenovo och kunden. Registrerade som vill utöva sina rättigheter avseende hyresgästdata bör i första hand vända sig till respektive hyresvärd.

Vilka uppgifter behandlas

• Kontouppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer, lösenord (lagras endast i krypterad/hashad form) samt organisatorisk tillhörighet och roll.
• Användnings- och säkerhetsdata: inloggningshändelser, åtgärdslogg (vem som gjort vad i organisationen) samt teknisk information som IP-adress och webbläsartyp.
• Support- och demoförfrågningar: namn, e-postadress, företag, telefonnummer och meddelande, samt teknisk kontext som sidvisning och webbläsartyp vid supportärenden.
• Uppgifter kunden lägger in om hyresgäster och avtalsparter: namn, personnummer, kontaktuppgifter, avtals-, betalnings- och förbrukningsuppgifter samt signeringsuppgifter vid e-signering med BankID.
• Dokument: uppladdade hyresavtal, fakturor, besiktningsprotokoll, energideklarationer, försäkringshandlingar och liknande kan innehålla personuppgifter.
• E-post och notiser: mottagarens e-postadress behandlas vid utskick av hyresavier, inbjudningar och påminnelser. För att kunna visa leveransstatus kan det registreras när ett utskickat mejl öppnas (spårningspixel). Pushnotiser skickas till mottagarens enhet via enhets-ID.
• Webbplatsbesök på tenovo.se: anonymiserad besöksstatistik utan cookies (se avsnittet om cookies) samt de uppgifter som lämnas i demoformuläret.

Syfte och rättslig grund

• Tillhandahålla tjänsten, administrera konton, organisationer och behörigheter — fullgörande av avtal (art. 6.1 b GDPR).
• Skicka hyresavier, inbjudningar, påminnelser och driftnotiser — fullgörande av avtal respektive, för hyresgäster, kundens berättigade intresse av att administrera hyresförhållandet (art. 6.1 f).
• Kundsupport, säkerhets- och åtgärdsloggning, felsökning samt förbättring av tjänsten — berättigat intresse (art. 6.1 f).
• Bokföring och annan lagstadgad lagring — rättslig förpliktelse (art. 6.1 c).
• Besvara demo- och kontaktförfrågningar samt B2B-marknadsföring — berättigat intresse (art. 6.1 f).
• Besöksstatistik på tenovo.se — berättigat intresse (art. 6.1 f).

AI-funktioner

Dokument som laddas upp kan analyseras automatiskt för att klassificera innehållet och extrahera strukturerade uppgifter som avtalsparter, belopp och datum. AI-assistenten kan besvara frågor och förbereda åtgärder utifrån organisationens data. Analysen sker via vår AI-leverantörs EU-gateway med modeller som är konfigurerade för behandling i EU-regioner. Personuppgifter i dokument och organisationsdata kan ingå i det underlag som behandlas vid analysen.

AI-funktionerna fattar inga automatiserade beslut med rättslig eller motsvarande betydande verkan för enskilda. Åtgärder förbereds som underlag och godkänns av en användare innan de genomförs.

Mottagare och underleverantörer

Personuppgifter kan behandlas av följande mottagare och personuppgiftsbiträden:

• Egen serverinfrastruktur (Sverige): databas, autentisering och fillagring driftas på Tenovos egen server i Sverige.
• Lettermint (Nederländerna): transaktionsmejl, till exempel hyresavier, inbjudningar, påminnelser, lösenordsåterställning och vidarebefordran av demoformuläret på tenovo.se.
• Requesty (EU): AI-analys av dokument och AI-assistent, via en EU-gateway med modeller som är konfigurerade för behandling i EU-regioner.
• TIC Identity / BankID (Sverige): e-signering av avtal. Personnummer, namn, IP-adress och webbläsarinformation behandlas vid signeringstillfället.
• Kivra (Sverige): digital utdelning av hyresavier till hyresgäster som nås via Kivra.
• Google Maps Platform (USA): kartvisning, gatuvyer och adresskomplettering i tjänsten. Den inloggade användarens IP-adress och sökta adresser behandlas av Google.
• Statly (Sverige): besöksstatistik på tenovo.se, utan cookies och utan lagring av personuppgifter.

Offentliga register och datakällor — Lantmäteriet, Boverket, SMHI och SCB — används för att berika fastighetsdata med adresser, byggnads- och energiuppgifter, väderdata och hyresstatistik. Förfrågningar till dessa tjänster kan innehålla fastighetsadresser.

Kunden kan dessutom aktivera egna integrationer (till exempel FusionSolar och Propeye) för att hämta mät- och förbrukningsdata. Dessa leverantörer behandlar uppgifter enligt kundens eget avtal med respektive leverantör.

Lagringsplats och överföring till tredje land

Tjänstens databas och fillagring ligger på Tenovos egen serverinfrastruktur i Sverige, och personuppgifter i tjänsten behandlas inom EU/EES. Vissa tekniska tjänster — kartfunktioner (Google Maps Platform) — kan innebära att uppgifter överförs till USA. Sådan överföring sker med stöd av EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå (EU–US Data Privacy Framework) när leverantören är certifierad, eller med standardavtalsklausuler i annat fall.

Lagringstid

• Konto- och organisationsdata lagras så länge kontot är aktivt. Efter avslut raderas kunddata efter en frist om 30 dagar, enligt villkoren.
• Raderade poster sparas i papperskorgen i upp till 30 dagar för återställning och raderas därefter permanent.
• Ekonomiska transaktioner och bokföringsunderlag lagras i sju år enligt bokföringslagen.
• Signerade avtal och tillhörande bevisuppgifter lagras så länge avtalsförhållandet kan behöva styrkas.
• Support- och demoärenden sparas så länge ärendet är aktuellt samt under skälig uppföljningstid.
• Logg- och säkerhetsdata sparas under en begränsad period i den mån det behövs för drift, felsökning och spårbarhet.

Cookies och lokal lagring

Tjänsten på app.tenovo.se använder nödvändig lokal lagring i webbläsaren för inloggningssession och gränssnittsinställningar — ingen spårningsteknik används i själva tjänsten.

På tenovo.se används inga cookies för analys. Besöksstatistik mäts med Statly, en svensk tjänst som varken sätter cookies, använder lokal lagring eller lagrar personuppgifter.

Säkerhet

Åtkomsten till data styrs av organisations- och rollbaserade behörigheter som kontrolleras i databaslagret. Trafik sker krypterat (TLS), lösenord lagras hashade och integrationsuppgifter lagras krypterade. Åtgärder i tjänsten loggas för spårbarhet. E-signering sker med BankID.

Personuppgiftsincidenter

Vid en personuppgiftsincident som kan innebära risker för registrerade underrättas berörda kunder utan onödigt dröjsmål. Incidenter anmäls till Integritetsskyddsmyndigheten när lagstiftningen kräver det. För incidenter som rör hyresgästdata ansvarar respektive kund, som personuppgiftsansvarig, för att informera sina registrerade.

Den registrerades rättigheter

Enligt GDPR har registrerade rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning av behandling och dataportabilitet samt rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. Lämnat samtycke kan återkallas när som helst. Registrerade har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

Begäranden skickas till hej@tenovo.se. För uppgifter som kunden är personuppgiftsansvarig för — till exempel hyresgästdata — bör begäran riktas till respektive hyresvärd, som Tenovo bistår i hanteringen.

Ändringar i denna policy

Tenovo kan uppdatera denna policy vid förändringar i tjänsten eller i lagstiftningen. Gällande version publiceras alltid på tenovo.se/integritetspolicy. Vid väsentliga ändringar informeras registrerade kunder i förväg.